Podstawową kwestią, jaką należy rozważyć jeszcze przed przystąpieniem do napisania umowy jest dokładne określenie świadczeń stron. Innymi słowy musimy wiedzieć co chcemy osiągnąć w wyniku wykonania sporządzanej umowy, a następnie prawidłowo to opisać.
To jak to zrobimy zależy od tego z jaką umową mamy do czynienia. Ogólna zasada jest taka, że musimy do zrobić precyzyjnie. Postanowienia dotyczące świadczeń stron powinny być tak sformułowane, żeby każda osoba, nawet taka która nie zna stron, ani specyfiki danej branży mogła zrozumieć na czym polega umowa. Musimy pamiętać, że w razie sporu sądowego, zakres świadczeń będzie oceniany przez sędziego, który – w przeważającej części przypadków – całe życie zawodowe spędził w sądzie, zatem nie wie na czym polega np. projektowanie i implementacja procesów ETL wykorzystując technologię SQL Server Integration Services (SSIS). Jak w takim razie ma osądzić, czy strona w sposób prawidłowy wykonała umowę?
W umowach, w których liczy się przedmiot materialny (najem, sprzedaż, umowa o dzieło) należy ten przedmiot dokładnie określić (numer księgi wieczystej i adres lokalu, rocznik i wszystkie możliwe numery samochodu – tj. nr VIN i silnika, prametry i przeznaczenie zamawianego urządzenia).
W wypadku umów dotyczących świadczenia określonych usług należy szczegółowo określić rodzaj zachowań wymaganych od dłużnika, a uzupełniająco ich cel i sposób wykonania.
Wszelkie skróty i uproszczenia w tym zakresie mogą powodować powstanie w toku ewentualnego procesu trudności np. z wykazaniem, że umowa została wykonana nienależycie lub wysokości powstałej w związku z tym szkody.
Musimy być świadomi, że jeżeli sprawa trafi do sądu dłużnik – przywdziewając tzw. face imbecil (maskę imbecyla) – będzie bezwzględnie wykorzystywał takie nieprecyzyjne postanowienia kwestionując nawet te kwestie, które przy zawieraniu umowy były dla stron oczywiste.
Jeżeli opis świadczenia jest obszerny, możemy przenieść go do załącznika np. wskazując, że dłużnik zobowiązuje się do wykonania urządzenia, którego opis i parametry techniczne znajdują się w załączniku nr … . Wówczas treść umowy będzie bardziej przejrzysta, a kwestie czysto techniczne nie będą przysłaniać innych postanowień i relacji jakie między nimi zachodzą.
Równie istotne są postanowienia dotyczące zapłaty wynagrodzenia. Nie budzi wątpliwości sytaucja, w której wynagrodzenie jest ustalane w stałej wysokości. Bardziej skoplikowana jest kwestia, kiedy wynagrodzenie uzależnione jest od określonych wyników (ilości przeprowadzonych rozmów rekrutacyjnych, czasu poświęconego na wykonanie umowy.) Wówczas musimy zadbać, aby postanowienie umożliwiało prawidłowe wyliczenie wynagrodzenia, a przede wszystkim, aby umowa przewidywała mechanizmy zweryfikowania czynników, od których zależy ustalenie wynagrodzenia. Nawiązując do powyższego przykładu – w jaki sposób zamawiający ustali ile rozmów kwalifikacyjnych zostało przeprowadzonych? Być może warto wprowadzić obowiązek przebywania podczas takich rozmów przedstawiela zamawiającego i sporządzenia z każdej rozmowy raportu wg wzoru wskazanego w umowie i zawierającego imię i nazwisko kandydata, przedstawiciela zamawiającego oraz wykonawcy i ich podpisy. Raporty mogą być sporządzone w dwóch egzemplarzach dla każdej ze stron. Suma prawidłowo wypełnionych raportów pomnożona przez określoną stawkę pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić wysokość należnego wynagrodzenia. Zwróć uwagę, że dokonanie takich ustaleń pozwoli na sądowe dochodzenie wynagrodzenia na podstawie samych dokumentów, bez potrzeby przesłuchiwania świadków. Może to skrócić proces o kilka, a nawet kilkanaście miesięcy.
Oprócz wysokości wynagrodzenia należy także określić termin jego wymagalności. Po pierwsz dlatego, że od tej chwili wierzycielowi należą się odsetki. Po drugie często naruszenie tego terminu może powodować dodatkowe konsekwencje np. możliwość odstąpienia od umowy. Termin ten często uzależniony jest od chwili doręczenia faktury VAT, jednak wówczas należy precyzyjnie określić chwilę w której należy doręczyć fakturę. Jeżeli nie będziemy wiedzieć kiedy wystawić fakturę, to tak naprawdę nie będzie pewności co do terminu wymagalności wynagrodzenia.
