Kaucja jest najbardziej popularnym sposobem zabezpieczenia należności pieniężnych przysługujących wynajmującemu (właścicielowi lub dysponentowi lokalu) wobec najemcy (osoby, która na mocy umowy najmu korzysta z tego lokalu).
Jest to zabezpieczenie charakterystyczne dla umowy najmu, jednak nie ma żadnych przepisów prawa, które regulowałyby zasady dotyczące kaucji w umowie najmu lokalu użytkowego. Dosyć rozbudowana regulacja dotyczy kaucji w przypadku lokalu mieszkalnego, jednak nie znajdują one zastosowania do lokali użytkowych.
W związku z powyższym w umowie najmu lokalu użytkowego strony powinny w sposób szczegółowy uregulować kwestie związane z obowiązkiem dania kaucji, a także zasady postępowania z kaucją w określonych sytuacjach.
Warto oznaczyć termin, w którym kaucja ma zostać wpłacona (przed zawarciem umowy, z chwilą jej zawarcia, pewien czas po jej zawarciu), a także w jaki sposób (w gotówce, przelewem). Jeśli kaucja wpłacana jest w gotówce, warto poprosić wynajmującego o pokwitowanie.
oraz jej wysokość. Z reguły wysokość kaucji pozostaje w pewnej relacji do wysokości czynszu najmu (jaki jedno ? lub kilkukrotność czynszu).
W umowie strony mogą ustalić, że kaucja zabezpiecza wyłącznie roszczenia z tytułu czynszu lub też inne roszczenia (z tytułu uszkodzenia lokalu lub jego wyposażenia). Zakres zabezpieczenia można ustalić jeszcze szerzej wskazując, że zabezpiecza ona wszelkie roszczenia pieniężne wynajmującego wynikające z umowy najmu lub/i z tytułu korzystania z lokalu przez najemcę, zatem te, które powstaną po rozwiązaniu umowy (np. z tytułu bezumownego korzystania z lokalu).
Warto przewidzieć także zasady, na jakich wynajmujący może się zaspokoić z kaucji. Można np. ustalić, że najpierw – przed zaspokojeniem – wynajmujący musi wezwać dłużnika do spełnienia świadczenia, a dopiero po upływie odpowiedniego terminu zaliczyć na nie kaucję. Najemca może być zainteresowany wprowadzeniem postanowienia, zgodnie z którym wynajmujący ma obowiązek zaspokoić się z kaucji, a nie tylko możliwość. Jeśli takiego obowiązku nie ma, wynajmujący może celowo nie zaliczać kaucji na poczet wymagalnych wierzytelności (np. z tytułu czynszu), po to, żeby np. rozwiązać z najemcą umowę najmu z powodu zalegania z jego zapłatą. Jeśli wynajmujący miałby obowiązek zaspokoić się z kaucji, wówczas nie miałby uprawnień do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy najemcy.
W umowie najmu lokalu użytkowego należałoby także przewidzieć zasady uzupełnienia kaucji przez najemcę w sytuacji, kiedy wynajmujący jej cześć (albo całość) zaliczy na określone roszczenia lub też zmianie ulegnie wysokość czynszu, od której zależy wysokość kaucji. W interesie wynajmującego jest również przewidzenie odpowiedniej sankcji za to, że najemca nie uzupełni kaucji w terminie (często zastrzeganą sankcją jest możliwość rozwiązania umowy bez okresu wypowiedzenia). Uzupełnienie kaucji jest świadczeniem pieniężnym, więc nie można skorzystać w tym przypadku z instytucji kary umownej.
Korzystnym postanowieniem dla najemcy będzie określenie zasad zwrotu kaucji, a także np. obowiązku zapłaty przez wynajmującego odsetek za czas korzystania z pieniędzy przekazanych mu tytułem kaucji. W umowie można wprost ustanowić obowiązek przechowania kaucji na odpowiednio oprocentowany rachunku bankowym. Jeśli takie postanowienia nie znajdą się w umowie, najemca otrzyma zwrot kaucji w wysokości nominalnej (czyli dokładnie tyle, ile wpłacił).
