Wydaje się, że ustalenie tego kto jest stroną umowy nikomu nie powinno nastręczać żadnych trudności. Z doświadczenia wiem, że nie jest to jednak sprawa tak oczywista.
Wątpliwości pojawiają się z reguły z niedopatrzenia lub niedogadania tej kwestii na etapie sporządzania umowy bądź przy jej podpisaniu. Dlatego warto poświęcić chwilę na wyjaśnienie tego, kto może być stroną umowy, a także jaka jest różnica pomiędzy stroną a jej reprezentantem.
1.
Strona umowy to podmiot (osoba fizyczna, prawna lub szczególnego typu jednostka posiadająca tzw. zdolność prawną) której prawa i obowiązki zostają określone w umowie. Najczęściej spotykanymi w praktyce stronami umów są:
1) osoby fizyczne (w tym również spółki cywilne)
2) osoby prawne takie m.in. jak:
a) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (reprezentowana przez zarząd, a nie wspólników)
b) spółka akcyjna (reprezentowana przez zarząd, a nie akcjonariuszy)
c) stowarzyszenie(reprezentowane przez zarząd, a nie członków)
d) fundacja (reprezentowana przez zarząd)
e) gmina (reprezentowana przez burmistrza, wójta, prezydenta miasta)
3) jednostki organizacyjne posiadające zdolność prawną a nieposiadające osobowości prawnej takie m.in. jak:
a) spółka jawna (reprezentowana przez wspólnika lub wspólników)
b) spółka partnerska (reprezentowana przez wspólnika lub wspólników albo przez zarząd ? o ile istnieje)
c) spółka komandytowa (reprezentowana przez wspólnika lub wspólników ? tzw. komplementariuszy UWAGA ? komandytariusz nie może reprezentować spółki komandytowej bez ważnego pełnomocnictwa lub udzielenia prokury)
d) spółka komandytowo ? akcyjna (reprezentowana przez wspólnika lub wspólników ? tzw. komplementariuszy),
e) wspólnota mieszkaniowa (reprezentowana przez zarządcę lub zarząd).
Jeżeli stroną umowy, którą zamierzasz podpisać nie jest któryś z powyżej wskazanych podmiotów upewnij się, że posiada on osobowość prawną lub co najmniej zdolność prawną.
2.
Reprezentant strony to podmiot, który działa za stronę umowy w chwili jej zawarcia, zmiany bądź rozwiązania (np. składa podpis pod umową), ale umowa go zupełnie nie dotyczy i nie ma wpływu na jego prawa i obowiązki. Żeby działania reprezentanta miały skutek dla strony umowy (innymi słowy: aby podpis złożony pod umową przez reprezentanta strony spowodował, że umowa została skutecznie zawarta ze stroną), reprezentant musi być właściwie umocowany.
Umocowanie (inaczej: uprawnienie do reprezentacji) może wynikać z ustawy (uprawnienie do reprezentowania dziecka przez rodziców wynika z kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, uprawnienie do reprezentacji spółki z o.o. przez zarząd). Strona może również własnym działaniem nadać innemu podmiotowi umocowanie do jej reprezentowania (np. udzielenie przez stronę umowy pełnomocnictwa lub prokury).
Skąd wiadomo kto jest uprawniony do reprezentowania danego podmiotu występującego jako strona w umowie? Gdzie szukać na ten temat informacji? Opowiem Ci o tym niżej, ale najpierw chcę zwrócić Twoją uwagę na jeden ważny fakt. Stroną umowy nie może być firma. Dziwne prawda? Przecież wiadomo, że przedsiębiorcy prowadzą swoje firmy, które zawierają bardzo dużo różnych umów.
Musisz wiedzieć, że firma w języku prawnym oznacza ?nazwę? przedsiębiorcy. Sama nazwa nie może być stroną umowy, bo jest nią przedsiębiorca. Dla przykładu stroną umowy nie jest firma PZU, tylko PZU spółka akcyjna, a zatem osoba prawna działająca w formie spółki akcyjnej prowadząca działalność gospodarczą pod firmą PZU.
Jest to szczególnie ważne w przypadku osób fizycznych. Prawidłowe oznaczenie osoby fizycznej w umowie wygląda tak:
Janusz Kowalski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą ?KRIS?, zam. ????.?, legitymujący się dowodem osobistym seria ????.. numer ???????. wydanym przez ?????????.. w dniu ??????????, numer PESEL ????.., NIP ????????, REGON??????.. .
Błędem jest często występujące w praktyce oznaczenie ?Firma KRIS reprezentowana przez Janusza Kowalskiego?. Stroną umowy jest Janusz Kowalski, a nie firma KRIS. Nie jest to duży błąd i w zasadzie niegroźny. Jednak powinieneś mieć świadomość, że zaproponowany Ci wzorzec umowny, w którym w taki sposób zostały oznaczone strony umowy, nie jest w pełni profesjonalny i powinieneś ostrożniej przyjrzeć się jego pozostałym postanowieniom.
Podmioty uprawnione do reprezentacji możesz znaleźć na stronach:
https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/ – w wypadku osób fizycznych
https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu – wypadku osób prawnych takich jak spółki kapitałowe (z o.o. i akcyjna), stowarzyszenia, fundacje, a także spółki osobowe (jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo ? akcyjna).
3.
Pełnomocnikiem jest osoba uprawniona przez inny podmiot do występowania w jego imieniu (np. zawarcia umowy). Pełnomocnictwo wynika z oświadczenia reprezentowanego podmiotu (najczęściej przybiera formę dokumentu). Każdy z wyżej opisanych podmiotów może w większości przypadków działać przez pełnomocnika. Jeżeli zawierasz umowę z pełnomocnikiem zażądaj od niego okazania pełnomocnictwa (najlepiej, aby jego kserokopia stanowiła załącznik do umowy).
Prokurentem jest pełnomocnik ustanowiony przez przedsiębiorcę. W celu przekonania się, czy osoba podająca się za prokurenta faktycznie jest uprawniona do reprezentowania określonego przedsiębiorcy możesz zażądać odpisu z KRS (który również powinien stać się załącznikiem do umowy). Szybko możesz się o tym przekonać wchodząc na stronę https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu.
4. Powyżej opisałem Ci w jaki sposób powinna zostać sformułowana głowa umowy zawartej przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. W taki sposób powinna zostać sformułowana głowa umowy dot. innych podmiotów:
IRYS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w …………….. przy ul. ………………………. wpisaną do KRS przez Sąd Rejonowy w ………………………, Wydział ….. Gospodarczy pod numerem ……………………………, NIP ………………………….., REGON ………………………………………, o kapitale zakładowym ………………….. PLN (w przypadku S.A. podajemy również wysokość kapitału wpłaconego) reprezentowany przez …………………………. prezesa zarządu.
